考勤机激活和不激活的区别在于是否能够正常使用。具体来说，考勤机激活后，可以使用考勤机进行考勤操作，而不激活则不能使用。
激活考勤机需要进行以下操作：
2.连接考勤机的电脑，在电脑上下载并安装考勤机软件。
3.打开考勤机软件，输入考勤机序列号，进行注册和激活。
4.激活成功后，可以设置考勤规则、添加员工信息、进行考勤操作等。
如果考勤机没有激活，则无法进行上述操作，无法使用考勤机进行考勤管理。
考勤机数据导出后快速分部门方法如下：
打开指纹考勤机软件，点击该新员工的名字，在此处有修改选项，进入修改选项，在部门一项下修改部门名称即可。因为你也没说是不是指纹考勤机，以及哪种品牌，所以我先以指纹考勤机理解。
如果是其他的软件，道理是相通的，进入软件在人名下找到修改选项修改就可以了。或者干脆先删除该员工条目，重新再录入一次，小心谨慎填写选项。这样无论什么软件都通用。祝你顺利